Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Plattform ist der Betreiber von Belegwerk (Angaben siehe Impressum). Für die Buchhaltungsdaten deiner Kunden und Geschäftspartner bist du selbst Verantwortlicher; Belegwerk verarbeitet diese als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO.

2. Welche Daten wir verarbeiten

Konto- und Profildaten (Name, Anschrift, E-Mail, Steuernummer, Bankverbindung), Buchungen, Rechnungen, hochgeladene Belege, Bankumsätze (bei Kontoverbindung), Chat-Nachrichten an den KI-Assistenten sowie Abo- und Zahlungsdaten. Passwörter speichern wir ausschließlich als sicheren Hash; Online-Banking-Zugangsdaten werden nie gespeichert.

3. Zwecke & Rechtsgrundlagen

Bereitstellung der Buchhaltungssoftware (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Vertrag), Abrechnung des Abos und gesetzliche Aufbewahrung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i. V. m. § 147 AO, § 14b UStG), Sicherheit und Missbrauchsschutz (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

4. Cookies

Wir verwenden nur ein technisch notwendiges Sitzungs-Cookie („session“, HttpOnly, Secure, 7 Tage) für die Anmeldung. Es gibt keine Tracking-, Werbe- oder Analyse-Cookies – daher ist kein Cookie-Banner erforderlich (§ 25 Abs. 2 TDDDG).

5. Speicherdauer

Daten bleiben gespeichert, solange dein Konto besteht. Steuerrelevante Unterlagen musst du selbst 8 Jahre (Buchungsbelege) bzw. 10 Jahre (Bücher, Jahresabschlüsse) aufbewahren – lade sie vor einer Kontolöschung herunter (z. B. CSV-Export der Buchungen, Jahresbericht, Belegarchiv).

6. Deine Rechte

Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21). Auskunft oder eine Kopie deiner Daten erhältst du formlos per E-Mail an info@belegwerk.app; die Kontolöschung kannst du jederzeit selbst unter „Datenschutz & Daten“ ausführen. Du hast zudem ein Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde.

7. Empfänger / Auftragsverarbeiter

• Hosting & Datenbank: Emergent (Cloud-Hosting der App) – Speicherung aller Konto-, Buchungs- und Belegdaten
• Zahlungsabwicklung: Stripe Payments Europe Ltd., Irland – Abo-Zahlungen, Rechnungsadresse
• E-Mail-Versand: Resend (über Emergent) – Registrierungs-, Abo- und Team-E-Mails, Zahlungserinnerungen
• KI-Auswertung: Google Gemini / OpenAI / Anthropic (über Emergent) – Belegtext beim KI-Scan, Fragen im KI-Steuerchat – keine Nutzung zum Training

Übermittlungen in Drittländer erfolgen nur auf Grundlage von EU-Standardvertragsklauseln bzw. des EU-US Data Privacy Framework.

8. Sicherheit

Verschlüsselte Übertragung (TLS/HSTS), getrennte Datenbereiche je Konto, Prüfsummen für archivierte Belege, Begrenzung von Anmeldeversuchen.